Een groeiend bedrijf moet vaak keuzes maken voordat alle informatie beschikbaar is. Dat geldt voor personeel, huisvesting en software, maar ook voor mobiliteit. Een wagenpark lijkt in het begin eenvoudig. Zodra het aantal medewerkers stijgt, nemen de kosten, contracten en praktische vragen snel toe. Een mobiliteitspilot helpt om eerst op kleine schaal te testen welke oplossing echt bij de organisatie past.
Begin met duidelijke doelen
Een pilot werkt alleen wanneer vooraf duidelijk is wat het bedrijf wil leren. Misschien ligt de nadruk op lagere gebruikskosten, minder uitstoot of meer grip op maandelijkse uitgaven. Ook bereik, laadmogelijkheden en het soort ritten spelen een rol. Voor een groeibedrijf kan elektrische auto leasen interessant zijn wanneer er behoefte is aan voorspelbare kosten zonder direct veel geld vast te leggen in voertuigen. Toch zegt de keuze voor elektrisch rijden op zichzelf nog weinig. De waarde van een pilot zit vooral in het meten van dagelijks gebruik. Medewerkers kunnen vastleggen hoeveel zij rijden, waar zij laden en welke problemen zij onderweg ervaren. Een beperkte testgroep geeft vaak al bruikbare informatie. Kies medewerkers met verschillende functies en reispatronen. Iemand die vooral tussen kantoor en huis rijdt, heeft andere behoeften dan een collega die regelmatig klanten in meerdere provincies bezoekt. Door die verschillen mee te nemen, ontstaat een vollediger beeld.
Kijk verder dan de maandprijs
Bij mobiliteit horen meer kosten dan het contractbedrag. Denk aan laadpassen, thuisladen, administratie, onderhoud en tijdelijke vervanging. Ook de tijd die medewerkers kwijt zijn aan laden of plannen heeft invloed op de bedrijfsvoering. Daarom is het verstandig om tijdens de pilot alle uitgaven op dezelfde manier te registreren. Zo kunnen voertuigen en gebruikssituaties eerlijk worden vergeleken. Een lage maandprijs kan minder aantrekkelijk worden wanneer extra handelingen veel tijd kosten. Andersom kan een iets duurder voertuig passen wanneer het betrouwbaar inzetbaar is en weinig begeleiding vraagt. Voor investeerders en financieel verantwoordelijken is deze informatie waardevol. Zij zien zo of het mobiliteitsbeleid schaalbaar is en welke verplichtingen ontstaan wanneer het bedrijf verder groeit.
Test meerdere gebruikssituaties
Een pilot hoeft zich niet tot één aandrijving te beperken. Voor medewerkers met een vaste route en goede laadmogelijkheden kan volledig elektrisch rijden goed werken. Bij lange afstanden of beperkte toegang tot laadpunten kan een plug-in hybride in sommige situaties bruikbaar zijn. Het werkelijke voordeel hangt sterk af van het laadgedrag. Wanneer de accu weinig wordt geladen, stijgt het brandstofgebruik en verdwijnt een deel van het verwachte effect. Juist daarom moet een pilot gedrag meenemen naast techniek. Laat deelnemers aangeven waarom zij wel of niet laden en welke omstandigheden invloed hebben op hun keuze. Dat levert informatie op die in een brochure of rekentool meestal ontbreekt.
Vertaal gegevens naar duidelijke afspraken
Na enkele maanden ontstaat een beeld van kosten, gebruik en praktische knelpunten. Die gegevens kunnen worden verwerkt in regels voor verschillende functies. Een medewerker met korte, vaste ritten krijgt dan mogelijk een ander mobiliteitsprofiel dan iemand die vaak onverwacht lange afstanden aflegt. De test laat ook zien welke voorzieningen nodig zijn. Extra laadpunten op kantoor kunnen zinvol zijn, terwijl ondersteuning bij thuisladen voor andere medewerkers meer effect heeft. Soms past een mobiliteitsbudget, deelauto of combinatie met openbaar vervoer beter bij een bepaalde functie. Contractvoorwaarden verdienen daarbij aparte aandacht. Het verwachte aantal kilometers, de looptijd en de mogelijkheden om voertuigen tussentijds te wisselen moeten aansluiten op de groeiplannen. Zo blijft er ruimte wanneer teams veranderen, een nieuwe vestiging opent of medewerkers andere taken krijgen.
