Veel start-ups lopen onnodige risico’s omdat belangrijke juridische documenten ontbreken, onvolledig zijn of pas worden gemaakt wanneer een investeerder erom vraagt. Dit leidt vaak tot vertraging in fundingprocessen, governanceproblemen of conflicten met co-founders, medewerkers of partners.

In dit artikel lees je welke juridische documenten elke start-up moet hebben, hoe je ze op het juiste moment implementeert en welke fouten je absoluut wilt voorkomen.

Waarom juridische documentatie essentieel is

Goede juridische basisdocumenten zorgen voor:

• duidelijkheid tussen founders
• bescherming van intellectueel eigendom
• naleving van wet- en regelgeving
• vertrouwen bij investeerders
• een professionele basis voor groei

Investeerders kijken niet alleen naar product en traction, maar ook naar juridische gezondheid. Rommelige of ontbrekende documentatie is een grote rode vlag.

De belangrijkste juridische documenten voor start-ups

Hieronder vind je de essentiële documenten, gesorteerd op prioriteit en fase.

1. Foundersovereenkomst (founders agreement)

Een van de belangrijkste maar vaak vergeten documenten.

Regelt onder andere:

• rolverdeling tussen founders
• eigendomsverdeling en aandelenpercentages
• vesting van aandelen (bijv. 4 jaar met 1 jaar cliff)
• beslissingsbevoegdheden
• wat gebeurt er als iemand vertrekt (bad leaver / good leaver)

Investeerders verwachten dat vesting altijd is geregeld.

2. Aandeelhoudersovereenkomst (SHA)

Wordt formeel vastgelegd zodra een investeerder instapt.

Bevat afspraken over:

• governance (board-structuur)
• veto- en goedkeuringsrechten (reserved matters)
• informatieverplichtingen
• overdracht van aandelen
• dividendbeleid
• liquidatievoorkeuren

De SHA vormt de juridische ruggengraat van elke VC-deal.

3. Statuten en statutenwijzigingen

De statuten bevatten de basisregels van de BV, waaronder:

• uitgifte van aandelen
• stemrecht
• beslissingsprocedures
• soorten aandelen

Na een investeringsronde worden de statuten meestal geüpdatet om preferente aandelen, conversieregels of governance-structuren vast te leggen.

4. IP-overdracht en intellectueel eigendom

Intellectueel eigendom moet juridisch vastgelegd zijn, anders kan geen investeerder instappen.

Belangrijk:

• alle code, designs en content moeten eigendom zijn van de BV
• developers (ook freelancers!) moeten IP-transfer agreements tekenen
• domeinnamen en merkregistraties moeten goed worden beheerd

Een investeerder zal altijd vragen: “Is al het IP 100% van de BV?”

5. Arbeidsovereenkomsten en freelancercontracten

Voor goede HR-structuur heb je nodig:

• arbeidscontracten met concurrentie- en geheimhoudingsclausule
• duidelijke freelanceovereenkomsten met IP-overdracht
• een basis employee handbook of gedragsregels

Dit voorkomt discussies over rechten, intellectueel eigendom en aansprakelijkheid.

6. Optie- en aandelenregelingen (ESOP/VSOP)

Voor het aantrekken en behouden van talent is een equity-programma essentieel.

Documenten:

• equity plan (ESOP- of VSOP-regeling)
• grant agreements voor medewerkers
• cap table met volledig overzicht van uitstaande optierechten

Zonder dit kunnen toekomstige hires afhaken en investeerders vragen om aanpassingen in je ronde.

7. Leveranciers- en klantcontracten

Voor commerciële zekerheid zijn nodig:

• algemene voorwaarden
• klantcontracten
• partner- en resellercontracten
• SLA’s (service level agreements)

Investeerders letten hierbij vooral op risico’s, aansprakelijkheid en afhankelijkheden.

8. Privacy- en datadocumentatie (AVG/GDPR)

Elke start-up die persoonsgegevens verwerkt moet het volgende hebben:

• privacyverklaring
• verwerkersovereenkomsten (DPA’s)
• intern dataveiligheidsbeleid
• datalokaal en consentbeheer

Zeker voor softwarebedrijven is dit een belangrijk onderdeel van due diligence.

9. Overige documenten die investeerders verwachten

• notulen van boardmeetings
• UBO-registratie
• financiële administratie (incl. jaarrekeningen)
• declaratie- en onkostenbeleid
• NDA’s (bij voorkeur intern consistent gebruikt)

Deze documenten versterken professionele governance.

Wanneer implementeer je welke documenten?

Een praktische tijdlijn:

Pre-seed fase

• foundersovereenkomst
• basis IP-overdracht
• NDA + freelancecontracten
• algemene voorwaarden

Seed fase

• volledige ESOP/VSOP
• arbeidscontracten
• customer contracts
• vernieuwde statuten

Series A

• uitgebreide SHA
• formele governance structuur
• volledige AVG-documentatie
• SLA’s, partnercontracten en juridische audit

Veelgemaakte fouten bij juridische documentatie

• geen vesting voor founders
• IP staat op naam van een founder of freelancer
• verouderde statuten die niet aansluiten bij VC-voorwaarden
• ontbrekende NDA’s of contracten
• niet-beschermde merk- of productnamen
• inconsistent gebruik van algemene voorwaarden
• slechte administratieve vastlegging

Deze issues vertragen bijna altijd een investering of veroorzaken conflicten later.

Conclusie

Professionele juridische documentatie is geen last maar een voorwaarde voor groei. Met duidelijke afspraken tussen founders, goed vastgelegd intellectueel eigendom, een solide governance-structuur en complete contracten bouw je een gezonde basis voor toekomstige investeringsrondes en duurzame bedrijfsvoering. Door dit vroeg goed in te richten, voorkom je vertragingen, risico’s en kostbare reparaties later.